Formalités à l'embauche d'un salarié en contrat CDD

1. Formalités obligatoires

• DPAE
  Procédez à la Déclaration Préalable A l'Embauche  (DPAE )  par voie électronique auprès votre agence URSSAF, au plus tôt huit jours avant l'embauche mais au plus tard au moment de la prise de travail . Pas d'embauche sans DPAE, c'est votre responsabilité d'employeur, et le défaut de DPAE est fortement sanctionné. !
  La DPAE  a remplacé la DUE  (Déclaration Unique d'Embauche) depuis le 1er août 2011 (décret n° 2011-681 du 16 juin 2011 ).
• Signatures sur le contrat
  Le contrat doit être signé par les deux parties dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche, faute de quoi vous risquez d'avoir à payer une indemnité (max 1 mois de salaire) au salarié, ainsi qu'une amende de 3'750 € prévue à l'article L. 1248-7 .
  Il s'agit de deux jours pleins ouvrables, le jour de l'embauche ne comptant pas, pas plus que les dimanches et jours fériés. (Arrêt Cass. Soc. du 29 octobre 2008).
  Si votre salarié refuse de signer son contrat  dans ce délai, ne le laissez pas travailler au-delà, il serait considéré automatiquement en contrat CDI !
  Néanmoins, la Cour de Cassation a jugé qu'un salarié qui refusait sciemment de signer son contrat à durée déterminée dans le but inavoué de le faire ensuite indûment requalifier en contrat CDI ne pouvait pas prétendre à une demande en requalification. Reste cependant à rapporter la preuve que la négligence du salarié était intentionnelle, ce qui n'est pas toujours évident. 

• La DSN (Déclaration Sociale Nominative)
  La DSN remplace progressivement la DMMO (Déclaration mensuelle des mouvements de main d'oeuvre). Elle est obligatoire pour toutes les entreprises et associations, mais pas pour les particuliers-employeurs. Elle sert à déclarer et payer les cotisations aux autres organismes sociaux que les URSSAF et doit être faite mensuellement.
  entionnez les contrats à durée déterminée conclus et résiliés dans la déclaration mensuelle des mouvements de main d'oeuvre  DMMO (entreprises de plus de 50 salariés), que vous faites auprès de la DARES dans les 8 premiers jours de chaque mois. 

  En savoir plus sur la DSN

• Visite d'information et de prévention (ex visite médicale)

La loi impose de faire passer la visite d'information et de prévention  dans les 3 mois suivant la prise de poste, y compris pour les contrats courts. Les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée  et les mineurs (moins de 18 ans) doivent avoir passé la visite avant leur embauche . La demande se fait via la DPAE. 

• Registre unique du personnel
  Procédez à l'inscription dans le registre unique du personnel de l'établissement, formalité obligatoire pour les personnels en contrats à durée déterminée, et ce, quelle que soit la durée du contrat  et quelle que soit la taille de l'entreprise. Outre le nom et le prénom du salarié, et à côté de la mention "contrat à durée déterminée", vous devez inscrire sa nationalité (vérifiez son titre de travail), sa date de naissance, son sexe, l’emploi, la qualification retenue, et la date d’entrée dans l’établissement (puis sa date de sortie). Indiquez s'il s'agit d'un emploi à temps partiel. Pour les étrangers, indiquez le type et le numéro d’ordre de l'autorisation de travail. Ces formalités sont les mêmes pour un salarié embauché en intérim, à ceci près que dans ce cas il faut indiquer le nom et l’adresse de l'agence d'intérim.
  Sont dispensés de tenir un registre unique du personnel les particuliers employeurs ainsi que les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
  Pour en savoir plus sur le registre unique du personnel .
• Organismes sociaux (médecine du travail, caisse de retraite complémentaire, mutuelle, prévoyance)
  Affiliez le salarié à votre caisse de retraite complémentaire et à la mutuelle, ainsi qu'à votre organisme de prévoyance si vous en avez un.
• Déclaration de premier salarié
  Si c'est votre premier salarié, faites la déclaration de premier salarié auprès de l’Inspection du Travail dont relève l’établissement
• 1% CPF (ex-CIF-CDD)
  En tant qu'employeur de salarié en CDD vous devrez vous acquitter de la contribution spécifique de 1% au titre du CPF

Que faire si votre candidat n'a pas encore de N° de sécurité sociale ?

L'URSSAF rappelle que le défaut de déclaration d’embauche (DPAE), l’absence de bulletin de paie ou la mention d’un nombre d’heures sur le bulletin de salaire inférieur à celui réellement accompli ainsi que le manquement aux obligations déclaratives périodiques et/ou de paiements des cotisations et contributions sociales peuvent tomber sous le coup du délit de travail dissimulé.

2. Responsabilités d'information et de formation

N'oubliez pas que vous devez aussi:

• informer le salarié en contrat CDD sur la convention collective, que vous devez tenir à sa disposition, ainsi que sur le règlement intérieur s'il en existe un
• informer et former vos salariés , de manière compréhensible pour chacun, dès l'embauche, sur les risques pour leur santé et leur sécurité au travail , et leur présenter le "document unique " qui recense ces risques. Ces temps d'information et de formation sont obligatoires , ils doivent se dérouler pendant l'horaire normal de travail et sont décomptés comme temps de travail. N'oubliez pas que les salariés en contrat CDD sont bien plus vulnérables notamment aux accidents du travail  que les salariés en contrat CDI.
• organiser notamment une formation pratique et appropriée en matière d'hygiène et de sécurité , sur les thèmes de la circulation des engins et des personnes, les risques liés à l'exécution du travail, et la conduite à tenir en cas d'accident, formation à répéter périodiquement
• organiser une formation renforcée à la sécurité pour les personnels affectés à des postes présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité et figurant sur la liste des postes à risques de l'entreprise
• porter à la connaissance de vos salariés en contrat à durée déterminée la liste des postes à pourvoir en contrat à durée indéterminée dans l'entreprise, lorsqu'un tel dispositif d'information existe pour le personnel permanent.

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